Directiesecretaresse

Een super leuke opleidingsomgeving. Je bent aan het werk met en tussen de leerlingen. Elke dag vol dynamiek en energie. De sfeer is gezellig, open maar ook heel hard werken. Je werkt met en voor de jeugd op school.
De werkplekken zijn Corona proof ingericht waardoor op kantoor werken geen probleem is maar thuiswerken is ook goed geregeld.

Omschrijving

Met jouw collega secretaresse ondersteun je de directie en het management. Je bent het hart van het directiesecretariaat en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
Samen met jouw collega zorg je voor een perfecte ondersteuning, je organiseert, regelt en plant alles en zorgt voor structuur en overzicht.

  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten
  • Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, en je verzorgt de verslaglegging (notulen/actielijsten) voor diverse gremia (Stuurgroep, Directieteam, Managementteam en Onderdeelscommissie), pakt werkzaamheden die daaruit voortkomen op en monitort de voortgang
  • Je stelt in overleg met de directie en hoofden van dienst een jaarplanning op en beheert effectief en efficiënt de agenda’s van de drie directieleden
  • Je handelt e-mails vanuit een centrale mailbox en telefoongesprekken af, of legt ze voor afhandeling aan de juiste persoon
  • Je ondersteunt de coördinatoren van HR, Marketing & Communicatie en Onderwijs & Kwaliteit met het inplannen van afspraken, samenstellen van de diverse nieuwsbrieven, maken van actielijsten van vergaderingen en diverse administratieve taken
  • Je handelt routinecorrespondentie af
  • Je stelt op/bereidt concept presentaties, brieven, memo’s en mededelingen voor

Wie ben jij?

  • Je bent ondernemend
  • Je bent initiatiefrijk
  • Je hebt een pro-actieve werkhouding
  • Je bent een organisatietalent
  • Je werkt nauwkeurig en gestructureerd
  • Je kunt goed prioriteiten stellen
  • Je gaat zorgvuldig met (gevoelige) informatie om
  • Je bent stressbestendig
  • Je houdt het hoofd koel als er veel taken op je bordje liggen
  • Je bent zeer goed in staat om zelfstandig je werkzaamheden uit te voeren maar kunt ook uitstekend in teamverband werken.

Functie eisen

  • Je hebt Mbo+ / Hbo werk- en denkniveau
  • Je hebt een afgeronde secretariële opleiding
  • Je hebt kennis van en ervaring met organisatorische en/of administratieve werkzaamheden binnen een onderwijsinstelling (of vergelijkbare organisatie)
  • Je hebt algemene vaktechnische kennis van de opzet en inrichting van secretarieel administratieve processen, de secretariële en administratieve uitvoering van taken en archief-/documentatiebeheer
  • Je hebt inzicht in en gevoel voor organisatorische en functionele verhoudingen
  • Je bent vaardig in de omgang met derden, zowel in woord als geschrift
  • Je hebt goede kennis van en ervaring met MS Office en AFAS
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse/managementassistent

Arbeidsvoorwaarden

Een functie met voldoende uitdaging en inhoud in een informele en prettige organisatie. Het salaris bedraagt minimaal € 2.309 en maximaal € 3.474 bruto per maand bij een fulltime werkweek. Daarnaast bieden we gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering van 8,33 procent, 8 procent vakantietoeslag, een tegemoetkoming in je ziektekostenverzekering en 30 vakantiedagen.

Mtacht12192 JPEG sRGB 300dpi

Heb je vragen over deze vacature?