Executive Assistant CEO

Deze organisatie is in 17 landen een belangrijke speler op het gebied van het personenvervoer en de mobiele zorg. Het internationale hoofdkantoor is gevestigd in Parijs. In Nederland werken er 7900 mensen, wereldwijd zijn dat er 85.000

Je maakt deel uit van een internationale organisatie. Een dynamisch bedrijf waar de ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen. Waar collega's met veel plezier werken, professioneel zijn en altijd de drive tot verbetering hebben. Waar duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid hoog in het vaandel staan. Want zij willen reizigers niet alleen vandaag op hun bestemming brengen, maar ook morgen en in de toekomst.

Omschrijving

In deze functie ben je als executive assistant de rechterhand van de CEO. Jij bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties. Daarnaast zorg je dat zaken efficiënt worden geregeld, geeft feedback waar nodig en krijgt ruimte om inhoudelijk mee te denken. Jij zorgt ervoor dat alles probleemloos verloopt en houdt overzicht over wat er speelt. 
Het is een veelzijdige rol waarbij je ondersteunt en ontzorgt op alle facetten. Hierbij moet je denken aan

  • agendabeheer
  • beheren/screenen van de mailbox(en)
  • voorbereiden van vergaderingen, notuleren (in zowel Nederlands en Engels) en het bewaken van actiepunten
  • verwerken van facturen en declaraties
  • assisteren bij het organiseren van evenementen
  • boeken van reizen/hotels/diners/etc.
  • zelfstandig uitwerken van correspondentie
  • je bent het eerste aanspreekpunt en bent een gastvrouw voor zijn bezoek of bezoek aan de directie

De CEO heeft nog een aantal bestuurlijke functies, hier assisteer jij hem en ben jij zijn contactpersoon.
Je bent zijn sparring partner en je hebt een signalerende functie.

Het secretariaat bestaat uit jou, de Executive Assistant, en een management assistent die drie leden van het managementteam assisteert (CHRO, CCO en CPO). Samen verzorg je de opvang van werkzaamheden bij afwezigheid.

Wie ben jij?

Voor deze functie gaan we op zoek naar de perfecte match voor de CEO. Er moet een klik zijn om zo goed en nauw met elkaar samen te werken. We zijn hiervoor op zoek naar iemand die o.a.:

  • stabiel is
  • plezierig in de omgang
  • goed is in het onderhouden van contacten
  • internationaal werken leuk vindt
  • representatief is
  • heel goed zelfstandig kan werken
  • rustig blijft in een hectische omgeving
  • een goed gevoel voor humor heeft
  • je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden
  • je bent bij gelegenheid bereikbaar buiten werktijd
  • je denkt taak overstijgend
  • je weet wanneer je prioriteiten moet stellen of zaken moet schuiven

Functie eisen

  • minimaal hbo werk- en denkniveau
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • minimaal 10 jaar relevante werkervaring als Directiesecretaresse

Arbeidsvoorwaarden

  • Een afwisselende functie in een prettige werkomgeving met een open en informele werksfeer. Er ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en eigen initiatief. 
  • Een salaris tussen de €3.133,47 en €4.381,38 bruto per maand op basis van 40 uur per week, 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van maximaal 3,25%; 
  • 28 vakantiedagen;
  • Een goede pensioenregeling;
  • Laptop en telefoon;
  • Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Goede mogelijkheid voor thuiswerken.
Mtacht12192 JPEG sRGB 300dpi

Heb je vragen over deze vacature?