Office Manager

Projecten, advisering en interim, pas jij bij deze club met jonge snelle mensen? Mensen die precies weten waarvoor juist zij gevraagd zijn, wat er van hen verwacht wordt en hoe. En vooral ook mensen die gewend zijn breed te denken, over de grenzen van hun eigen discipline heen. Complexe projecten in de openbare ruimte managen. Dat is wat deze organisatie doet en waar ze enorm goed in zijn. In hartje Amsterdam op een toplocatie.

Omschrijving

Deze super leuke functie is een combinatie functie van Office Management en het coachen en aansturen van de Management Assistants. Een dynamische (nieuwe rol) waar veel kansen liggen om mee te denken en taken naar je toe te trekken. Denk hierbij aan de volgende werkzaamheden:

  • Coordinerend Management Assistant:
  • jij ondersteund het management waar nodig als "meewerkend voorvrouw"
  • coachen en begeleiden van 7 MA’s op het functioneren en de onderlinge samenwerking
  • met het team de inhoud van de dienstverlening afstemmen
  • bewaken van kwaliteit en inzet van de MA’s
  • optimaliseren van de afdelingsprocessen, producten en diensten en je stemt deze af met de praktijk, het team en de manager
  • leiding nemen in de ondersteuning van projecten
  • actief bijdragen aan het continue proces voor performance management
  • Secretarieel:
  • gastvrouw
  • aanspreekpunt zowel intern als extern
  • communicatie (telefoon, mail, post)
  • Facilitair:
  • het representatief houden van het kantoor en directe omgeving
  • het verzorgen van de lunch
  • voorraadbeheer
  • ad-hoc werkzaamheden
  • Administratie:
  • diverse administratieve ad-hoc werkzaamheden voor de Manager Office Support
  • waaronder bijhouden en opschonen bestanden (verjaardagen, wachtwoorden etc.)
  • relatie- en contractbeheer leveranciers
  • inkoop kantoorartikelen
  • archiveren
  • lichte financiële administratie (declaraties)
  • Events:
  • ondersteunen bij en mede-organiseren van interne en externe events en reizen
  • Overige Office Manager taken:
  • onboarding (laptop, telefoon etc)
  • CT troubleshooting
  • up to date houden van de website en social media
  • en nog een diversiteit aan taken

Wie ben jij?

  • je hebt ervaring als Office Manager binnen een dynamisch bedrijf (in de zakelijke dienstverlening)
  • je hebt al ervaring als Managament Assistant en wil graag de volgende stap zetten, het coachen van een MA team
  • je bent ambitieus, creatief en hebt gevoel voor humor en gezelliggheid
  • je pakt zaken snel op, bent proactief en energiek
  • je past goed in een representatieve omgeving 


Functie eisen

  • hbo werk- en denkniveau
  • enthousiast, gedreven en pro-actief
  • creativiteit en affiniteit met coachen en innoveren van processen
  • je Nederlands is uitstekend en je Engels is goed
  • Office 365 gebruik jij al jaren


Arbeidsvoorwaarden

  • een afwisselende functie binnen een jonge, creatieve, ambitieuze en dynamische werkomgeving
  • een marktconform arbeidsvoorwaardenpakket, passend bij je ervaring, met goede secundaire arbeidsvoorwaarden
  • salarisindicatie afhankelijk van leeftijd en werkervaring


Guliette Kymmell

Heb je vragen over deze vacature?