Office Manager

Adviseurs die het adviesvak zaken anders willen aanpakken. Met bijna 100 medewerkers in hartje Amsterdam en zijn zij actief in de gezondheidszorg, de financiële wereld en publieke sector. Een team dat met enorm veel plezier en gedrevenheid aan het werk is.

Omschrijving

Samen met drie collega’s ben je verantwoordelijk voor het officemanagement. Iedere collega ondersteunt 1 à 2 partners, helpt bij het organiseren van bijeenkomsten en workshops en support een specifiek functioneel gebied, zoals marketing, HR, ICT/telefonie, finance. 
Jouw functionele aandachtsgebied wordt het professionaliseren van het opleidingsprogramma. 

Wat ga je doen:

  • Complex agendabeheer voor jouw partners en alles daaromheen ; 
  • Zelfstandig afhandelen van de correspondentie, het controleren en nalezen van offertes,
  • Notuleren en uitwerken van de notulen; 
  • Organiseren van klantenbijeenkomsten, workshops, etc.; 
  • Verwelkomen van gasten; 
  • Representatief houden van het kantoor;
  • Relatiebeheer, ondersteuning bij aanbestedingen en behandelen aanvragen brokers; 
  • Wij werken nagenoeg volledig digitaal (SharePoint), dus scannen en zorgen dat alle correspondentie, offertes, contracten digitaal terug te vinden zijn is een ‘must’. 
  • Contactpersoon voor alle voorkomende vragen zowel in- als extern;


Betreft opleidingen:

  • Ondersteunen bij het opzetten van een opleidingsprogramma;
  • Planningen maken voor interne en externe trainingen;
  • Trainingen inplannen;
  • Contact onderhouden met interne en externe trainers;
  • Bijhouden van deelnemerslijsten;
  • Evaluaties ophalen en analyseren;
  • Meedenken voor nieuwe trainingen en contacten leggen.

Wie ben jij?

Wij zoeken een collega die zich thuis voelt, bij voorkeur ervaring heeft, in de advieswereld met WO geschoolde collega’s en zichzelf herkent in onze kernwoorden: warm, transparant, vrijdenkers, integer, doener, vakmensen. Een assertieve collega die het leuk vindt om met verschillende type mensen samen te werken, initiatief toont, verantwoordelijkheid neemt en van aanpakken weet. 

Functie eisen

  • HBO werk- en denkniveau; 
  • Sterke voorkeur voor 40 uur (5 dagen aanwezig);
  • Het is een pré als je woonachtig bent in (of omgeving) Amsterdam;
  • Circa 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur op/affiniteit met trainingen/opleidingen; 
  • Stelt prioriteiten en houdt veel ‘ballen tegelijkertijd in de lucht’; 
  • Je voelt je verantwoordelijk en bereikt resultaat op basis een sterk ontwikkeld kwaliteitsbesef; 
  • Accuraat, flexibel en doelgericht;
  • Uitstekende beheersing van het Nederlands; 
  • Goede kennis van en ervaring met Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook en SharePoint, Teams en OneNote.

Arbeidsvoorwaarden

  • Uitdagende, dynamische functie in een informele, professionele en groeiende organisatie; 
  • Marktconform salaris en pensioenregeling. Salaris afhankelijk van ervaring;
  • Onkostenvergoeding van € 600,- op fulltime en jaarbasis;
  • Een OV-kaart;
  • Laptop;
  • 30 vakantiedagen bij fulltime dienstverband;
  • Mobiel telefoonabonnement (SIM-kaart) en een maandelijkse vergoeding van € 15,- voor gebruik van het eigen toestel (BYOD);
  • Veel vrijheid en alle ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. 
Guliette Kymmell

Heb je vragen over deze vacature?