Executive Assistant (Clients & Industries)

Nieuw

Het bedrijf en de medewerkers

Voor een groot hoofdkantoor in Rotterdam kom je te werken in een leuk en jong team. Het pand waar je komt te werken is prachtig, je hebt hopelijk geen hoogtevrees want je kijkt vanuit jouw raam op de 14e etage over mooi Rotterdam.
Het team van Executive Assistants werkt goed samen, je krijgt hier leuke collega's. De sfeer is informeel maar professioneel. De begeleiding is goed en er wordt alles aan gedaan om jou te laten ontwikkelen en te laten groeien.
Luxe, afwisseling en gezelligheid, dit allemaal vanaf een vaste plek in hartje Rotterdam.

Functie omschrijving Executive Assistant (Clients & Industries)

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Senior Managers en Director van Clients en Industries, een uitdagende en snelle wereld. Hoe ziet jouw dag er uit:

  • Alles in de agenda wordt eerst door jou gezien. Je regelt de afspraken, schuift en verzet en communiceert met alle partijen hierover.
  • Je zorgt dat er een ruimte wordt gereserveerd, hebt goed en veel contact met jouw collega's van de receptie en facilitair hierover.
  • Bij nieuwe opdracht zorg jij voor de PO nummers, dit is vaak een mooie uitzoek klus.
  • Alle documenten gaan eerst langs jou voordat deze verstuurd worden, je kijkt naar spelling, opmaak, zinnen en of het een goede volgorde heeft. Je adviseert jouw partner hierin.
  • Je organiseert evenementen en meetings en bent hier bij aanwezig. Je ontvangt de gasten, kijkt of alles in orde is op locatie en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
  • Alle contact met collega's, klanten, relaties lopen via jou, je probeert zoveel mogelijk zelf af te handelen en op te lossen zodat jouw partner zijn werk verder kan oppakken.
  • Voor vluchten en afspraken in het buitenland word jij benaderd, je regelt dit met jouw collega's in het buitenland of samen met een travel agent.
  • Vergaderingen worden door jou georganiseerd, je zorgt voor de uitnodigingen, een agenda, regelt dat alle stukken ingeleverd zijn en notuleert de vergadering. Alle acties hou jij scherp in de gaten en je stuurt op het oppakken van deze acties.
  • Je zorgt voor de urenregistratie van jouw partner en managers. Dit betekent dat je hen attendeert op het invullen hiervan, je doet dit niet zelf.

Wie ben jij?

Je bent een topper. Je kunt en wilt snel schakelen en helpt graag anderen. Of dit nu collega Assistants of Partners zijn, jij staat voor ze klaar. Je werkt op een hoofdkantoor, daar gebeurt het voor het hele land. Om dit te kunnen ben jij:

  • flexibel
  • gemotiveerd
  • gezellig
  • altijd vrolijk en opgewekt
  • servicegericht
  • een harde werker

Functie eisen Executive Assistant (Clients & Industries)

  • Je hebt minimaal een relevante MBO/HBO opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Je beschikt over aantoonbaar relevante werkervaring, bij voorkeur heb je bij eerder voor een internationaal bedrijf gewerkt.
  • Je bent 32-40 uur per week beschikbaar.
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

  • Een geweldige organisatie in hartje Rotterdam.
  • Een adembenemend uitzicht, iedere dag weer.
  • Een mooie werkplek, die de komende weken weer helemaal vernieuwd wordt en een huiselijke warme sfeer heeft.
  • Goede voorwaarden zoals opleiding en ontwikkeling.
  • Een salaris passend bij jouw achtergrond.

Locatie

Rotterdam

Contactpersoon

Sylvia Voorhout
Matcht gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.