Interim Bestuurssecretaresse (32-40 uur)

Vervuld

Het bedrijf en de medewerkers

Je gaat werken op de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling ondersteunt en adviseert het college van B&W. De circa 15 secretaresses variëren van enthousiaste medior tot ervaren senior. Dit team werkten tot recent als zelfsturend team en waren als aanspreekpunten verdeeld over de zeven wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris. Om het team van secretaresses te ontlasten, is de structuur gewijzigd. Om de wijziging door te voeren en niet meer druk op het team te leggen, is de organisatie op zoek naar een senior bestuursassistent. Daarnaast wordt onze werksfeer gekenmerkt door aanpakken, samenwerken en humor.

Functie omschrijving Interim Bestuurssecretaresse (32-40 uur)

Om het hardwerkende team te ontlasten zoeken wij een secretaresse. Jij hebt de volgende taken:

  • Complexe agendering
  • E-mailbeheer
  • Postverwerking
  • Actieve bijdrage leveren aan het overleg vanuit agenda technische mogelijkheden
  • Bijdragen aan de gewenste omslag in de cultuur, dienstverlening en structuur
  • Op de hoogte zijn van zaken die spelen binnen de portefeuille van de toegewezen bestuurders en helder en snel met de bestuurders en met het team communiceren over de voortgang
  • Overzicht houden op de workload in een dynamische omgeving en daarin de juiste prioriteiten stellen

Wie ben jij?

Deze organisatie zoekt een secretaresse met interesse in een politiek-georiënteerde omgeving. Je brengt rust en je hebt een natuurlijk overwicht. Je bent gewend te werken in een complexe setting en om daarin prioriteiten te stellen. Jij weet hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kan managen; Je bent een tovenaar op het gebied van complexe agendering; Jouw collega’s beschrijven je als dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig, verzorgd en positief en een echte teamplayer.

Functie eisen Interim Bestuurssecretaresse (32-40 uur)

  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar recente werkervaring als secretaresse van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal
  • Kennis van Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Digiplaza is een pré

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze functie zoeken wij een interimmer. Het uurtarief is in overleg.

Locatie

Utrecht

Contactpersoon

Sylvia Voorhout
Matcht gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.