Interim Executive Assistant (24 - 32 uur per week)

Nieuw

Het bedrijf en de medewerkers

Een jonge, hippe, snelle en commerciële organisatie. Hier gaat alles snel: bestellen, leveren, organiseren. Houd jij van dynamiek en ben je commercieel, dan is dit jouw omgeving. Bij dit bedrijf wil je werken, bij dit bedrijf wil je horen! Als marktleider binnen de branche kun je met trots zeggen op feestjes en verjaardagen: ik werk hier!

Functie omschrijving Interim Executive Assistant (24 - 32 uur per week)

Je ondersteunt twee Cluster Directors op secretarieel en organisatorisch gebied. Je kan veel ballen in de lucht houden. Dat vergt van jou meedenken, plannen en organiseren. Proactief agendabeheer is je belangrijkste verantwoordelijkheid. Hun agenda is leading voor jullie dag, dus ook voor jouw dag! Je werkt samen met je collega die ook drie dagen aanwezig zal zijn.

Waar kun je op rekenen:

  • De agenda's van 2 directors plannen, een mooie uitdaging!
  • MT-vergaderingen organiseren, hier ben je natuurlijk ook aanwezig en ben je actief in jouw acties.
  • Meetings inplannen en organiseren, ook hier is creativiteit bij nodig. Zorg er maar eens voor dat al deze drukbezette directors bij elkaar komen.
  • Beheren van (overvolle) agenda’s, prioriteren van afspraken en activiteiten
  • De mailboxen van de directors bijhouden, waar is direct antwoord nodig, kun jij dit zelf of stuur je het door, of kun je gewoon deleten en de informatie tijdens een kop thee doorgeven?
  • Praten, luisteren, doorgeven van belangrijke zaken aan jouw directors, wat gebeurt er in de organisatie en in het team?
  • Meedenken over optimalisatie van de workflow en processen gezamenlijk met het team van Executive Assistants.
  • Assisteren bij het organiseren van events, uitnodigen, communiceren en mailen naar klanten en relaties.
  • Boeken van reizen en natuurlijk ook een fijne verblijfplaats. Plannen van deze trips en afspraken.

Wie ben jij?

Je bent per direct beschikbaar voor een leuke interim opdracht. Je bent enthousiast en nieuwsgierig. Je bent het juiste type en we zijn kritisch. Onderstaand ons prioriteitenlijstje:

  • Teamplayer
  • Ondernemend
  • Service-minded
  • Snel
  • Planner
  • Humor
  • Communicatief
  • Uitstekende beheersing van MS office en PowerPoint
  • Beschikbaar voor drie dagen per week
  • Hadden we al snel genoemd?

Functie eisen Interim Executive Assistant (24 - 32 uur per week)

Om dit te kunnen zoeken we een kandidaat met:

  • Hbo werk- en denkniveau
  • 3+ jaar relevante werkervaring (op MT niveau) in complexe commerciële organisaties
  • Ervaring in de zakelijke dienstverlening
  • Internationale werkervaring
  • Werkervaring in een commerciële organisatie

Arbeidsvoorwaarden

Een leuke opdracht in een supermooie, snelle organisatie. Uurtarief in overleg.

Locatie

Utrecht

Contactpersoon

Sylvia Voorhout