Office Manager (32-40 uur)

Nieuw

Het bedrijf en de medewerkers

Het bedrijf is een onafhankelijk private equity kantoor en is op zoek naar een Office Manager met het juiste DNA: een dienstverlenende sociale zelfstarter. De Office Manager zorgt er samen met de collega Office manager voor dat alle zaken op kantoor effectief en efficiënt verlopen.

Functie omschrijving Office Manager (32-40 uur)

Als Office Manager zorg je ervoor dat alles om te werken aanwezig is en dat alles loopt zoals het moet lopen. Je pakt aan wat op je pad komt en je biedt ondersteuning op maat. Als ondersteuner los je problemen op, je ziet knelpunten van te voren, wacht niet af, neemt meteen maatregelen en durft beslissingen te nemen.
Als iets anders loopt dan verwacht, dan komt je improvisatietalent goed van pas, je pakt het op, zet alle zeilen bij en zorgt dat alles weer op zijn pootjes terecht komt. Je bent flexibel, stressbestendig en alert. Je hebt vaak veel dingen tegelijkertijd op je bord liggen, dus je schakelt moeiteloos over van de ene klus naar de andere en stelt prioriteiten in samenspraak. Het is een functie met variatie, verantwoordelijkheid en gelegenheid voor eigen initiatieven. Vanzelfsprekend ben je accuraat en handel je integer.

In deze functie vindt je het leuk om, samen met jouw collega Office Manager, mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het Office Management.
De werkzaamheden binnen het Office Management zijn zeer divers:

• Secretarieel: Gastvrouw, complex agendabeheer voor senior management (60% van de taak), telefoon, post.
• Facilitair: het representatief houden van het kantoor en directe omgeving; het verzorgen van de lunch en overige cateringbehoefte.
• Administratie: diverse administratieve taken vanuit het Office Management maar ad-hoc ook voor de Operations Manager en de Finance Director; waaronder bijhouden en opschonen databestanden, relatie- en contractbeheer leveranciers , inkoop kantoorartikelen, archiveren.
• Marketing: bewaken huisstijl, verzorgen mailingen, bijwerken website, diverse marketing gerelateerde taken.
• Events: ondersteunen bij en mede-organiseren van interne en externe events
• Overige Office Manager taken: o.a. verzorgen reis- en verblijf, ICT troubleshooting en nog een diversiteit aan taken.

Wie ben jij?

Je voelt je thuis in een kleine organisatie met een `platte structuur´ en korte communicatielijnen. Je bent een ware facilitator met goede sociale en organisatorische vaardigheden, een toegankelijke persoonlijkheid, van nature zelfverzekerd, initiatiefrijk en zorgvuldig.

Functie eisen Office Manager (32-40 uur)

• MBO / HBO werk en denkniveau en relevante werkervaring
• Beschikbaar: 32 - 40 uur
• Je bent faciliterend, accuraat, sensitief en schakelt snel
• Je organiseert en regelt alles om je heen
• Je hebt aandacht voor details en weet meerdere prioriteiten te combineren
• Je bent flexibel, kijkt niet op je horloge en gaat door als het nodig is
• Je bent een teamplayer, die de extra stap zet.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Word en PowerPoint)
• Energiek, hands-on mentaliteit en een plezier om mee samen te werken

Arbeidsvoorwaarden

• Je komt te werken voor een dynamisch en groeiend bedrijf. Je krijgt alle ruimte om je professionele en persoonlijke vaardigheden te ontwikkelen. Heb je goede ideeën en neem je het initiatief dan wordt dat gewaardeerd
• Je salaris hangt af van je opleiding en je werkervaring en bedraagt maximaal € 3.500,-.
• En heel belangrijk, leuke collega's, vrijdagmiddagborrels, teamuitjes en leuke personeelsuitjes.

Locatie

Amsterdam

Contactpersoon

Pauline Geerts
Matcht gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.