Project Assistent (32-40 uur per week)

Nieuw

Het bedrijf en de medewerkers

Een klein team in Delft waar op een informele maar professionele manier wordt samengewerkt. Zij werken aan internationale opdrachten en regelen subsidieaanvragen voor de projecten van hun klanten. Er werken 16 man/vrouw in deze organisatie. Een hecht team waar met veel plezier wordt samengewerkt.

Het kantoor is heel open. Je werkt met 4 project assistenten in 1 ruimte. Het is belangrijk dat je als persoon echt matcht in dit team. Duidelijke communicatie, samenwerken, snelheid, schakelen maar ook heel hard lachen met elkaar.

Functie omschrijving Project Assistent (32-40 uur per week)

Voor de projecten verzorgt een projectteam het hele traject van voorstel tot eindrapportage door het projectmanagement te voeren met: periodieke rapportages, vergaderingen, workshops, het opzetten en bijhouden van websites, samenstellen van nieuwsbrieven etc. Je ondersteunt op hoog niveau!

Een greep uit de afwisselende werkzaamheden:
  • digitaal beheer van de projectdocumentatie;
  • opzetten, bijhouden en actualiseren van projectwebsites;
  • contacten leggen en onderhouden met verschillende partijen uit heel Europa om informatie te verkrijgen die van belang is voor de subsidieaanvraag of rapportage;
  • zoveel mogelijk zelfstandig inkomende telefoon en e-mail afhandelen in het Engels maar ook Nederlands;
  • organiseren en voorbereiden van vooral internationale vergaderingen (waarbij je incidenteel meereist);
  • online projectmanagement tools inrichten en beheren voor verschillende projecten;
  • bewaken van tijdschema's en de voortgang van afspraken en acties;
  • algemene kantoorwerkzaamheden zoals: agendabeheer, postbehandeling, regelen van reizen, ontvangen van bezoekers, kantoorvoorraad bijhouden etc.
  • social media, communicatie, verzorgen nieuwsitems
Zo kan jouw dag er uit zien:
Je bent als eerste binnen, start de koffieautomaat en ruimt de vaatwasser uit terwijl je computer aan het opstarten is. Tijdens het lezen van nieuwe e-mails druppelen er collega's binnen. 'Goedemorgen, hoe was je etentje gisteravond?' Je collega begint uitgebreid te vertellen. De telefoon gaat, dus ze onderbreekt haar verhaal terwijl jij de telefoon direct opneemt. Als je hebt opgehangen, staat er een andere collega aan je bureau: ze heeft de laatste blocnote gepakt en vraagt of je wilt bijbestellen. Je inventariseert of er nog andere kantoorartikelen besteld moeten worden en doet de bestelling de deur uit. ln het uur dat volgt ben je vooral druk met het bellen van projectpartners: je hebt ze een mail gestuurd, maar ze hebben nog niet gereageerd en de deadline nadert. Je belt er een aantal, spreekt wat voicemails in en doet een mailtje de deur uit waarin je de projectmanager laat weten wat de status is.
De deurbel gaat: de eerste gasten voor de vergadering staan voor de deur. Nadat je hun jassen hebt aangenomen en hen van koffie hebt voorzien, ga je verder met het onderhouden van een van de project websites: je hebt wat inconsequenties ontdekt en wat wijzigingen ontvangen per e-mail.
Voor je het weet is het lunchtijd ! De gasten eten ook mee, dus je bestelt broodjes kroket en zorgt voor een gekookt eitje.
Na de lunch houd je je bezig met de financiële rapportage van een van je projecten: de partners hebben cijfers aangeleverd en jij zorgt ervoor dat ze op tijd in het systeem staan. Per toeval ontdek je een onjuistheid bij een Duitse partner: je belt hem meteen op om te vragen of hij de cijfers nog eenmaal wil controleren. Gelukkig krijg je direct antwoord en kun je het dezelfde dag nog afronden. Het laatste uurtje hou je je bezig met het notuleren tijdens een telefonische board meeting. Als de laatste partner heeft opgehangen, sluit je je computer af. Het is mooi geweest voor vandaag!

Wie ben jij?

leder project heeft een vaste projectmanager en -assistent. Naast jou zijn er drie andere projectassistentes werkzaam. Je werkt zelfstandig, want je hebt je eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden, maar zal veel met je collega's delen. Wij zoeken een kandidaat die goed kan samenwerken, graag kennis uitwisselt en zijn of haar collega's graag helpt waar nodig. Je voelt je prettig binnen een collegiaal team waar ruimte is voor een geintje en waar men open en eerlijk met elkaar omgaat.

Jouw competenties:

  • accuraat;
  • stressbestendig;
  • planmatig;
  • een teamplayer;
  • humor
  • representatief
  • open en communicatief vaardig.

Functie eisen Project Assistent (32-40 uur per week)

  • je beschikt over minimaal 1-5 jaar ervaring als management assistent;
  • jouw kennis van de Engelse en Nederlandse taal is uitstekend!
  • je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding of wo-opleiding
  • je wilt graag werken in een internationale omgeving, waarbij het zelfs kan voorkomen dat je meereist naar bijeenkomsten in het buitenland om de projectmanager te ondersteunen.
  • je vindt het geen punt om in verschillende online systemen te (leren) werken.

Arbeidsvoorwaarden

En super leuke internationale en veelzijdige baan voor 32-40 uur per week.
Je krijgt een contract direct in dienst bij opdrachtgever voor 1 jaar, daarna bij goed functioneren een onbepaalde tijd contract. Mooie arbeidsvoorwaarden, bonusregeling etc..

Locatie

Delft

Contactpersoon

Guliette Kymmell
Matcht gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.