Senior Management Assistent (36 uur per week)

Vervuld

Het bedrijf en de medewerkers

Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.
​​​

Functie omschrijving Senior Management Assistent (36 uur per week)

Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime Senior managementassistent.
Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 3 managers. Je werkt samen met de andere Managementassistente en de (tijdelijke)assistent, waar mogelijk vervangen jullie elkaar.
Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je hebt genoeg ervaring met notuleren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen deze gilde en verbetervoorstellen te doen. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.
  • ​​​​​​Je beheert de agenda van drie managers.
  • Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het
  • management.
  • Je organiseert bijeenkomsten.
  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor de gilde. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
  • Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af.
  • Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
  • Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting
  • door de managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.
  • Je stelt een handleiding secretariaat gilde 2 op in samenwerking met je naaste collega.

Wie ben jij?

  • Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
  • Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk.
  • Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig.
  • Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
  • Je hebt ruime ervaring met notuleren.
  • Je bent in staat kennis snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
  • Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen die het werkveld van het secretariaat raken.
  • Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.

Functie eisen Senior Management Assistent (36 uur per week)

  • Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau.
  • Daarnaast heb je minimaal 6 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie
  • Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe
  • systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, MUIS, Squit en het Zaaksysteem.

Arbeidsvoorwaarden

Een aanstelling van 6 mei t/m 6 november 2019 met optie op een verlenging. Jouw salaris bedraagt maximaal € 3.100 op basis van 40 uur per week.

Locatie

Utrecht

Contactpersoon

Sylvia Voorhout
Matcht gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.