Bestuurssecretaresse
Deze gemeente bruist door o.a. de vele duurzame projecten die klaarstaan. In deze functie ondersteun je de burgemeester en bestuursleden bij alle lopende zaken. De lijnen in de organisatie zijn kort, er is een informele werksfeer en er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en eigen initiatief. De bedoeling van de organisatie is om bij te dragen aan een bloeiende samenleving. Je komt te werken in een team met vier collega bestuur secretaresses die teamwork hoog in het vaandel hebben staan.
Omschrijving
Voor het bestuurs- en directie secretariaat zijn wij op zoek naar een proactieve en toegankelijke bestuurssecretaresse. Ben jij die topper die de burgemeester en wethouders zo kan ondersteunen zodat zij hun dag optimaal benutten? Dit doe je samen met gezellige collega’s.
Wat ga je doen?
Als bestuurs- en directiesecretaresse beheer je de agenda van twee wethouders en regel je alles wat daaromheen nodig is aan voorbereiding en vervolgacties. Je verzorgt de afhandeling van telefoongesprekken, post en e-mail en onderneemt acties waar nodig.
Verder bewaak je toezeggingen van de wethouders en ontvang je als gastvrouw bezoekers en gasten.
Naast het werk voor individuele wethouders voer je ook werkzaamheden uit waar het secretariaat als team voor verantwoordelijk is. Dit zijn werkzaamheden op het vlak van representatie, vaste overleggen, besluitvormingsproces en berichtenverkeer.
Jouw afdeling: Het bestuurs- en directiesecretariaat
Als bestuurs-/directiesecretaresse ondersteun je samen met de andere collega’s op een dienstverlenende en prettige manier het college en de directie. Daarin voer je zelfstandig eigen taken uit en vervang je bij afwezigheid van anderen. Het secretariaat is een belangrijk knooppunt voor het bestuur, de stad en de organisatie en het werk van het secretariaat wordt door velen sterk gewaardeerd.
Wie ben jij?
De collega's willen graag op een leuke manier met elkaar gaan samenwerken. Dat betekent open, toegankelijk, laagdrempelig en gericht zijn op meedenken en meedoen. Met elkaar streven naar een goede dienstverlening waarin vernieuwing en ontwikkeling belangrijke pijlers zijn.
In het dagelijkse werk ga je proactief aan de slag met de ondersteuning die nodig is. Je hebt aan één woord genoeg en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je bent benaderbaar en representatief voor onze wethouders. Je bent niet bang om te sparren met bestuurders en durft keuzes te maken. Het werk op het bestuurssecretariaat is soms hectisch. Met jouw flexibele en stressbestendige werkhouding speel je hier slim op in.
Functie eisen
• Minimaal vijf jaar werkervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Een relevante vakopleiding op mbo+ niveau, of veel affiniteit met het secretariële vakgebied;
• Je hebt ervaring met digitale systemen zoals een zaaksysteem (CRM), een vergadersysteem (I-babs) en kantoorsysteem (Sharepoint) of weet deze je snel eigen te maken;
• Het is extra handig wanneer je al ervaring hebt met het werken voor publieke bestuurders.
Arbeidsvoorwaarden
Een werkomgeving waar vrijheid en waardering een hoofdrol spelen. Naast dat ze een jonge gemeente zijn werken er ook veel inspirerende en jonge collega’s die het niet alleen leuk vinden om dingen uit te denken, maar vooral ook dingen te doen. Kortom een informele en ambitieuze werkomgeving. Zij bieden afhankelijk van leeftijd en ervaring een marktconform salaris.
