Executive Assistant
Het Koninklijk Conservatorium (KC) en de Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten (KABK) vormen samen de Hogeschool der Kunsten Den Haag. De Hogeschool biedt een breed scala aan kunstopleidingen aan circa 1800 studenten. Daarnaast verzorgen we vooropleidingen aan jonge leerlingen in combinatie met primair en voortgezet onderwijs. In samenwerking met de Universiteit Leiden is de Academie der Kunsten opgericht, waar minorprogramma’s, masteropleidingen en doctoraatstrajecten worden gegeven. De Hogeschool is gevestigd op twee locaties in het centrum van Den Haag.
Studeren aan het Koninklijk Conservatorium betekent studeren aan het oudste conservatorium van Nederland, waar experiment en vernieuwing hand in hand gaan met traditie en ambacht. Een inspirerende leeromgeving waar internationale topmusici en topdansers lesgeven. Sinds 2024 is de Hogeschool onderdeel van de European Universities Alliance IN.TUNE - Innovative Universities in Music & Arts in Europe (www.intune-alliance.eu).
Ons onderwijs en onderzoek gaat over scheppen, herscheppen en presenteren. Dat gebeurt in huis en daarbuiten, samen met andere organisaties, instellingen en vakgenoten in binnen- en buitenland. De leeromgeving en de professionele muziek- en danspraktijk lopen voortdurend in elkaar over. De opleidingen zijn gebaseerd op een sterke driepoot van onderwijs, onderzoek en productie. Deze elementen vormen het DNA van ons instituut. Begin 2022 is het Koninklijk Conservatorium verhuisd naar haar nieuwe prachtige ‘thuis’ genaamd Amare, in het centrum van Den Haag. Daar delen we de faciliteiten met het Residentie Orkest en het Nederlands Dans Theater.
Omschrijving
In je rol als Executive Assistant ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van onze Faculteitsdirectie.
- Je ondersteunt de twee directieleden van het Koninklijk conservatorium;
- Je zorgt ervoor dat de constante stroom aan inkomende informatie goed wordt gefilterd. De informatie komt binnen via onder andere e-mail, telefoon maar ook via collega’s die bij je binnenlopen;
- Je beheert de agenda van de directieleden en houdt hierbij rekening met snel opvolgende actuele ontwikkelingen en lange termijn doelstellingen;
- Je beantwoordt dagelijks de meest uiteenlopende verzoeken en weet deze op waarde te schatten en te prioriteren;
- Je organiseert vergaderingen en andere bijeenkomsten en verzorgt de ontvangst van gasten;
- Je bewaakt waar nodig de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
- Je werkt intensief samen met de andere officemanagers binnen de Hogeschool der Kunsten en vervangt elkaar indien nodig.
Wie ben jij?
- Je bent een professional die stevig in de schoenen staat, snel en proactief handelt, vooruitdenkt, gevraagd en ongevraagd adviseert en zaken al heeft gedaan voordat ze worden gevraagd. Je bent assertief en laat je niet snel uit het veld slaan. Je kunt werken onder hoge druk;
- Je bent organisatiesensitief, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en houdt zicht op uiteenlopende belangen en wensen, je communiceert helder en krachtig;
- Wij denken dat je goed bij het team past als je initiatiefrijk, organisatie sensitief, resultaatgericht en verbindend bent.
Functie eisen
- Je hebt bij voorkeur een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van management c.q. secretariële ondersteuning of een andere relevante vergelijkbare opleiding;
- Je beschikt over gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met het optimaal ondersteunen van directieleden;
- Het heeft de voorkeur als je ervaring hebt met het werken binnen een complexe bestuurlijke omgeving met soms tegengestelde belangen;
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je bent digitaal zeer vaardig;
Arbeidsvoorwaarden
De vacature is in eerste instantie voor een aantal maanden ter ondersteuning van het secretariaat. Je komt in dienst bij het Koninklijk Conservatorium met een tijdelijk contract.
