Interim Executive Assistant
Amare is het internationale podium voor muziek en dans, midden in het culturele hart van Den Haag. Stichting Amare is verantwoordelijk voor het beheer en de programmering van dit grootste cultuurgebouw van Nederland, dat ook het huis is van het Residentie Orkest, Nederlands Dans Theater en het Koninklijk Conservatorium. Samen worden de krachten gebundeld.
Omschrijving
Als Executive Assistant ondersteun je de Algemeen Directeur bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je werkt gestructureerd, servicegericht en hebt oog voor detail. Jij bent de verbindende factor tussen de directie en de organisatie: je bewaakt de voortgang van processen, zorgt dat afspraken worden nagekomen en bent aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
Wie ben jij?
Directieondersteuning
• Je beheert de agenda van de directie en ondersteunt bij het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen;
• Bereidt vergaderingen voor van het MT, de RvT en diverse andere overleggen, verzendt uitnodigingen en vergaderstukken en verzorgt de notulen;
• Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers;
• Verzorgt correspondentie (telefoon, e-mail, post).
Office & Kantoororganisatie
• Je zorgt voor een goed georganiseerde en prettige werkomgeving;
• Je coördineert kantoorprocessen zoals documentbeheer, contractbeheer en facilitaire zaken;
• Je plant BHV cursussen in en inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers.
Administratieve en coördinerende processen
• Je bewaakt de administratieve structuur en archivering van documenten;
• Je verzorgt correspondentie en ondersteunt bij aanvragen en interne projecten;
• Je houdt overzicht over contracten, afspraken en bedrijfsvoorzieningen.
Functie eisen
• Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond;
• minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je bent vaardig in agendabeheer, notuleren, documentbeheer en procescoördinatie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels;
• Je werkt accuraat, zelfstandig en behoudt het overzicht, ook onder druk;
• Je bent servicegericht, communicatief sterk en beschikt over een positieve, verbindende instelling;
• Je beschikt over sterke competenties op het gebied van samenwerken, betrokkenheid, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, initiatief, plannen & organiseren en schriftelijke communicatie.
Arbeidsvoorwaarden
• Reiskostenregeling en fietsleaseplan;
• Gratis toegang tot voorstellingen en concerten, en de mogelijkheid om iemand mee te nemen;
• Een goede pensioenregeling bij PFZW;
• Een werkplek in een dynamische, culturele omgeving met een diverse groep collega's en een gevarieerd aanbod van activiteiten;
• 8% vakantie geld en 1,65% eindejaarsuitkering.
