Interim Executive Assistant
Deze organisatie is zonder twijfel een begrip in de financiële markt, want deze bank is uniek! Zij verstrekken financieringen aan Nederlandse bedrijven die willen investeren in (potentieel) opkomende markten. De snelst groeiende regio’s zijn Afrika en Zuidoost-Azië. Zij zijn volledig gericht op duurzame, lokale en economische ontwikkeling. Daarnaast ook het delen van kennis, ervaring en hun netwerk. De bedrijfscultuur is inclusief, internationaal en modern.
Omschrijving
Ondanks dat deze CRO veel op zakenreis is, is zij voor haar PA altijd goed bereikbaar. In deze rol ben jij dan ook echt haar sparringpartner en rechterhand. Jouw functie is daarom topsport! In deze rol is het belangrijk dat je goed prioriteiten kunt stellen, overzicht weet te houden en naast dat je een teamplayer bent ook goed zelfstandig uit de voeten kunt. Jij bent de "top of the cake" wat maakt dat jij ook in beeld hebt wat de planning van de andere directieleden is en indien nodig zaken delegeert aan de andere Assistants. Kortom, een unieke baan op topniveau! De volgende taken behoren tot jouw verantwoordelijkheden:
- Zelfstandig coördineren, beheren en prioriteren van de dagelijkse werkzaamheden van de CRO en het bewaken van de opvolging van besluiten en acties;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de CRO en in nauw overleg inkomende en uitgaande correspondentie/e-mails namens de CRO coördineren en screenen, passende acties ondernemen, samenvattingen maken, achtergrondinformatie voorbereiden en waar nodig reageren;
- Beheren van een drukke en complexe agenda;
- Voorbereiden van uiteenlopende materialen, zoals e-mails en reisarrangementen;
- Ondersteunen van het Company Secretariat bij het afhandelen en coördineren van processen met de Kamer van Koophandel (KvK), waaronder registraties, statutaire wijzigingen, deponeringen en gerelateerde administratieve opvolging;
- Organiseren van faciliteiten, professioneel ontvangen van bezoekers en FMO zo goed mogelijk vertegenwoordigen;
- Coördineren van complexe reisarrangementen en reisroutes voor medewerkers, bezoekers en groepen;
- afhandelen van declaraties
- organiseren Visa div (moeilijke) landen, oa Afrika en Zuid-Amerika
- Ondersteunen bij de coördinatie van speciale projecten waar nodig.
Wie ben jij?
- Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht;
- je bent in hoge mate diplomatiek en discreet;
- je bent zelfverzekerd en tactisch;
- je hebt een helikopterview;
- je hebt een internationale mindset;
- je bent zeer professioneel;
- je bent enthousiast;
- je bent de allerbeste in regelen en organiseren.
Functie eisen
- Minimaal 10 jaar secretariële ervaring op directie- of executive niveau;
- Minimaal hbo werk- en denkniveau;
- Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk;
- Uitgebreide kennis van Outlook, Sharepoint en MS Office.
Arbeidsvoorwaarden
- Tijdelijke vervanging voor 6 maanden in verband met langdurige ziekte;
- 32–40 uur per week;
- Mogelijkheid om deels vanuit huis te werken, maximaal 50%;
- Uurtarief maximaal € 75,- exclusief BTW en reiskosten.
