Interim Executive Assistant
Je komt te werken binnen een organisatie van ruim 500 professionals met een achtergrond in onder andere Defensie, Politie, Inlichtingendiensten en specialistische vakgebieden.
Vanuit een combinatie van menselijke expertise, innovatieve technologie en een breed netwerk wordt gewerkt aan oplossingen die bijdragen aan een veiligere en weerbaardere samenleving.
De cultuur is professioneel, ondernemend en resultaatgericht. Kwaliteit, integriteit en impact staan centraal en er is ruimte voor mensen die verantwoordelijkheid nemen, initiatief tonen en graag buiten de gebaande paden denken.
Omschrijving
- beheren en coördineren van de agenda van de directeur en ondersteunen van het MT;
- voorbereiden, organiseren en ondersteunen van MT-overleggen en strategische bijeenkomsten;
- plannen en organiseren van onder andere strategiedagen en andere MT-bijeenkomsten;
- wekelijks afstemmen met de directeur over lopende acties, prioriteiten en aandachtspunten;
- opvolgen van acties en zelfstandig oppakken van werkzaamheden die hieruit voortkomen;
- aansluiten bij de weekstart en operationele overleggen;
- fungeren als aanspreekpunt voor projectondersteuning en nauw samenwerken met andere PA's en ondersteunende collega's;
- ondersteunen bij verschillende projecten, waarbij je in overleg bepaalt waar jouw inzet het meest waardevol is;
- waar nodig ondersteunen van Shared Services en organisatiebrede werkzaamheden;
- organiseren en ondersteunen van teamactiviteiten, borrels en personeelsevenementen;
- ondersteunen bij organisatiebrede bijeenkomsten en interne evenementen.
Wie ben jij?
Je bent een ervaren Executive Assistant die graag vooruitdenkt. Je ziet wat er nodig is en wacht niet af tot iemand je vertelt wat je moet doen. Je houdt overzicht, ook als prioriteiten veranderen en er veel tegelijk speelt. Je bent makkelijk benaderbaar, schakelt soepel met verschillende mensen en voelt goed aan wanneer je zelfstandig kunt handelen. Je bent dienstverlenend, maar zeker niet afwachtend. Je vindt het leuk om verschillende onderwerpen op te pakken en krijgt energie van een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.
Kortom: je bent scherp, georganiseerd en altijd een stap vooruit.
Functie eisen
- Minimaal 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of vergelijkbaar;
- HBO werk- en denkniveau;
- Ervaring met agenda-, meeting- en organisatiebeheer;
- Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
- Proactief en zelfstandig in het oppakken van werkzaamheden;
- Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;
- Makkelijk kunnen schakelen tussen verschillende niveaus, onderwerpen en werkzaamheden;
- Dienstverlenend, toegankelijk en discreet;
- Je voelt je prettig in een dynamische en veranderlijke werkomgeving.
Arbeidsvoorwaarden
- Interim opdracht: zwangerschapsvervanging
- Start: zo spoedig mogelijk
- Looptijd: tot en met eind februari
- Uren: 40 uur per week
- Werkvorm: hybride
- Kantoordagen: maandag en dinsdag, overige dagen flexibel
- Uurtarief: max €75 per uur exclusief btw en reiskosten
