Interim Personal Assistant

Omschrijving

Als PA zorg jij voor een efficiënte, effectieve en vertrouwelijke ondersteuning van de Managing Director en zijn bijbehorende aandachtsgebieden.

• Je beheert de agenda van MD. Regelt afspraken en draagt zorg voor het plannen van afspraken en vergaderingen;
• ordent documenten en houdt archieven bij;
• organiseert bijeenkomsten, regelt reizen, hotels en externe vergaderfaciliteiten;
• verzorgt en/of begeleidt interne en externe bezoekers;
• neemt telefoongesprekken aan. Maakt schifting tussen vraagstukken die zelfstandig kunnen worden afgehandeld en onderwerpen die moeten worden doorverbonden;
• behandelt en beoordeelt binnenkomende communicatie. Prioriteert vraagstukken naar gelang onderwerp en urgentie.
• voorbereiden van MT-vergaderingen en de daarvoor benodigde documenten;
• voorbereiden van aandeelhoudersvergaderingen en de daarvoor benodigde documenten;
• voorbereidingen treffen m.b.t. afspraken en vergaderingen met bevoegd gezag;
• bewaakt de procedurele uitvoering van besluiten en houdt notulen bij. Bewaakt voortgang op gemaakte acties;
• verzamelt en bewerkt diverse soorten administratieve gegevens. Vraagt relevante informatie op bij in- of externe instanties.
• stemt met Managing Director en Director of Operations af over de uitvoering van organisatorische werkzaamheden;
• adviseert over en ondersteunt in de uitvoering van interne MT-communicatie binnen de organisatie;
• onderhoudt contact met externe stakeholders vanuit de service partner op het gebied van Legal en Compliance activiteiten en rapporten.

Wie ben jij?

Je bent een PA die op het hoogste niveau wil ondersteunen. Door jouw kennis en doortastende manier van werken kan de MD zijn tijd efficiënt indelen. Je schakelt zelfstandig en neemt initiatief om zaken zo goed mogelijk op te lossen. Je weet ook op het juiste niveau te communiceren en mee te denken met hem en de mensen om hem heen.

Functie eisen

• Hbo werk- en denkniveau;
• uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• representatief, accuraat en nauwkeurig;

Arbeidsvoorwaarden

Je werkt samen met MATCHT in deze opdracht. Duur van de opdracht is afhankelijk van de integratie van de huidige PA die helaas voor enige tijd afwezig is. Verwachting van de opdracht is rond de 3 maanden.