Interim Projectondersteuner
Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) is een van de 6 landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat.
PPO werkt aan het onderhoud aan rijkswegen, vaarwegen, bruggen, waterkeringen en sluizen en de bedieningsinstallaties in heel Nederland. Dit doen we met uitdrukkelijke aandacht voor duurzaamheid, een veilige en gezonde leefomgeving en innovatie.
Zo dragen we actief bij aan de waterveiligheid van Nederland, doen we proeven met smart mobility, intelligente transportsystemen en het hergebruiken van grondstoffen uit ons areaal. Samen met marktpartijen werken we innovatieve ideeën uit en passen die toe in onze projecten.
Bij PPO werken onder andere inhoudelijke adviseurs en managers op het gebied van techniek, inkoop, contracten, projectbeheersing en projecten. PPO’ers delen hun kennis onderling en werken elke dag aan de verbetering van hun werkwijzen. PPO werkt actief samen met de andere onderdelen van Rijkswaterstaat en de diverse externe partners, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en marktpartijen.
Omschrijving
Taken projectondersteuner bij RWS MN A-Vaarwegen-Noord
Overleggen en notuleren:
Inplannen van de interne en externe (met opdrachtnemer) overleggen, meestal vanuit projectagenda: waar nodig zaal reserveren en externe bezoekers aanmelden;
Agenda en stukken voorbereiden, notulen maken en/of actielijst bijhouden (= prio 1, zeker als ook de opdrachtnemer/aannemer hierbij aanwezig is) (projectafhankelijk);
Bij AVWN voor de volgende clusteronderdelen:
+ projectteam Kunstwerken 2 (KW2, in uitvoering)
+ projectteam Dijken Oevers en Vaarwegen 2 (DOV2, in uitvoering)
+ het kernteam (IPM team)
Outlook, agenda- en e-mailbeheer:
Vaak vanuit een projectagenda/mailbox
Bijhouden van overzichten als:
medewerkersoverzicht, organogram, vakantieplanning, lief- en leedpot, gevolgde (verplichte) veiligheidstrainingen etc.
Documentbeheer/archiveren:
Zelf en er anderen bij behulpzaam zijn
Organiseren:
Naast vergaderingen ook bv. afdelingsuitjes, lunchbijeenkomsten, veiligheidsbijeenkomsten
Regelen van attenties als geboortekaartje, condoleance, beterschap, bloemen (deels via managementondersteuner)
Interne communicatie:
- Het helpen vullen van de Plein I&W cluster pagina
- Beheer van de cluster Whatsapp groep
- Foto’s maken bij activiteiten en delen
Nieuwe medewerker op weg helpen:
- Tekst en foto opvragen om een bericht over de nieuwe medewerker te maken en delen;
- Toevoegen aan relevante vergaderverzoeken;
- Toevoegen aan relevante projectoverzichten- en systemen;
- Praktische informatie toesturen over het project zoals het teamoverzicht, informatie over de werkplek etc. Met een link naar het inwerkdocument en dat vervolgens nog in persoon doornemen.
Verdere hand- en spandiensten op verzoek
Bijv: regelen van een lunch, helpen bij opruimen archief, helpen bij een verhuizing en het beheren van de pbm’s (persoonlijke beschermingsmiddelen).
Wie ben jij?
- Je kunt goed schakelen
- Bent goed in het overzicht houden
- Bent een netwerker
- Kunt goed samenwerken
- Bent precies in verwerking van gegevens
- Je bent op dinsdag en donderdag op projectlocatie Lelystad aanwezig
- Communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk met een gezonde dosis organisatiesensitiviteit
Functie eisen
- Ervaring als Projectondersteuner en of Projectsecretaresse
- Mbo/Hbo opleiding
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal
Arbeidsvoorwaarden
- Je kunt deze opdracht als ZZP'er doen of gedetacheerd via MATCHT
- Duur van de opdracht 6-12 maanden
- Uurtarief in overleg met MATCHT en opdrachtgever
- 24 - 32 uur per week.
