Management Assistant
Deze organisatie is een dynamisch, internationaal opererend bedrijf met het hoofdkantoor in Rotterdam en vestigingen in Parijs, Hong Kong en een vertegenwoordiging in de Dominicaanse Republiek. Zij behoren tot de marktleiders op het gebied van Charterers’ Liability-verzekeringen, een niche binnen de maritieme verzekeringswereld. Hun klanten zijn divers: van grote grondstoffen traders tot ship operators en bedrijven actief in de offshore- en windenergiesector.
Omschrijving
Ben jij een gestructureerde, discrete en servicegerichte professional die moeiteloos schakelt tussen organisatorische, administratieve en vertrouwelijke werkzaamheden? Je komt te werken bij een internationale speler in de maritieme verzekeringswereld, met collega’s over de hele wereld. Een rol voor iemand die verantwoordelijkheid wil en echt onderdeel wil zijn van hoe een internationale organisatie draait. Hier draait het om creativiteit, flexibiliteit en slimme oplossingen. Heb jij een klantgerichte mindset en denk je graag nét even anders? Dan pas je hier perfect.
Wie ben jij?
Als Management Assistant vervul je een centrale rol binnen de organisatie en ben je de rechterhand van de Director Business Operations. Je combineert klassieke management assistant-werkzaamheden met HR-ondersteuning en administratieve verantwoordelijkheid.
Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en hebt oog voor detail, structuur en vertrouwelijkheid.
- Beheren van agenda’s en plannen van afspraken;
- schakelen met en tussen interne en externe stakeholders én internationale kantoren;
- compliance en governance gerelateerde werkzaamheden, zoals het verzamelen en verstrekken van KYC documenten;
- organiseren en boeken van (internationale) reizen;
- ondersteunen bij HR-administratie, waaronder:
- salarisadministratie
- opstellen en beheren van contracten;
- bewaken van aflopende contracten;
- bijhouden van personeelsdossiers;
- aanvragen en verwerken van VOG’s;
- inplannen van gesprekken;
- beheren en optimaliseren van documentatie en mappenstructuren (digitaal en fysiek);
- zorgdragen voor correcte en gestructureerde dossiervorming;
- werken met en bewaken van vertrouwelijke informatie.
Functie eisen
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
- je bent uiterst nauwkeurig en perfectionistisch ingesteld;
- je hebt een sterk gevoel voor structuur en overzicht;
- je bent servicegericht en ondersteunt proactief;
- je gaat integer en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
- je hebt affiniteit en ervaring met administratieve processen en compliance (pré);
- je begrijpt hoe organisatiestructuren werken en kunt hierin meebewegen;
- je hebt een hands-on mentaliteit en schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken.
Arbeidsvoorwaarden
- Een uitdagende functie in een internationale, dynamische en flexibele werkomgeving;
- een functie voor 28 - 32 uur per week;
- salaris ligt tussen 3000 en 4000 o.b.v. fulltime afhankelijk van jouw ervaring;
- winstafhankelijke bonus;
- 13e maand en 8% vakantiegeld;
- premievrij pensioen;
- 27 vakantiedagen per jaar;
- een inspirerende werkplek aan de Veerhaven in Rotterdam;
- de kans om samen te werken met een gepassioneerd en professioneel team.
