Management Assistant
Je gaat aan de slag bij een persoonlijk en ondernemend ziekenhuis in Amsterdam. Een organisatie waar betrokkenheid, samenwerking en goede zorg centraal staan. Door de korte lijnen wordt er snel geschakeld en is er volop ruimte om samen resultaten te bereiken. Niet alleen de zorg voor patiënten is belangrijk, maar ook de aandacht voor elkaar.
Een werkomgeving waar professionaliteit en menselijkheid hand in hand gaan. En waar jij als management assistant met jouw organisatietalent en proactieve houding echt het verschil kunt maken.
Omschrijving
Als management assistant ondersteun je de zorgmanagers en stafmanagers. Samen met je collega neem je verantwoordelijkheid voor de continuïteit van het secretariaat en draag je zorg voor een vlekkeloos verloop van organisatorische en administratieve taken.
Je signaleert, constateert en onderneemt actie en levert een bijdrage aan het optimaliseren van de werkwijze van het secretariaat. Je hebt een flexibele houding (qua werkinhoud en werktijden) en houdt het hoofd koel tijdens piekmomenten. Je bent klantgericht en jij krijgt energie van het bieden van ondersteuning. In onze dynamische omgeving zorg jij voor overzicht.
Als management assistant ben jij dagelijks verantwoordelijk voor de volgende taken:
• Je ondersteunt de managers met agendabeheer, het verzorgen van correspondentie en telefoon, het ontvangen van bezoek en het tijdig verzorgen van de benodigde stukken voor vergaderingen;
• Je handelt een groot deel van de post en e-mail van de managers zelfstandig af;
• Het plannen, voorbereiden en uitwerken van vergaderingen van diverse commissies en het monitoren van vervolgacties;
• Ordenen en analyseren van data.
Wie ben jij?
Je hebt plezier in het zichtbare verschil dat jij maakt voor onze patiënten en medewerkers. Je werkt graag in een team waar persoonlijke aandacht, een fijne werksfeer en korte communicatielijnen voorop staan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende punten:
- Je bent een enthousiaste, proactieve en daadkrachtige management assistant die zowel zelfstandig kan werken als een echte teamspeler is;
- Je kunt goed plannen en organiseren, houdt overzicht en kunt prioriteiten stellen;
- Je bent stressbestendig en flexibel. Je kan goed omgaan met weerstand en je hebt overtuigingskracht;
- Je hebt een energieke en representatieve uitstraling, kritische houding en gevoel voor humor;
Functie eisen
• Een afgeronde opleiding op hbo-niveau en secretaresse opleiding. Je hebt relevante ervaring als managementassistent;
• Kennis en ervaring met het MS-officepakket en je bent digitaal vaardig;
• Je bent goed in prioriteiten stellen, structuur aanbrengen, plannen en overzicht houden;
• Je bent representatief, organisatie-sensitief en kan omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Kennis van de medische terminologie is een pre.
Arbeidsvoorwaarden
• Een parttime dienstverband voor 32 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Samen bespreken wij jouw inzetbaarheid op de afdeling zodat jouw werk en privé in balans blijft;
• Een bruto maandsalaris in salarisschaal 45 van maximaal € 4015,- per maand op basis van 36 uur;
• Arbeidsvoorwaarden conform de cao-ziekenhuizen, waaronder een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Secundaire arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zo heb jij de mogelijkheid om een nieuwe fiets, laptop, telefoon of sportabonnement met belastingvoordeel aan te schaffen;
•Een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
•Een fijne werkplek met een uitstekende bereikbaarheid. Jij kunt het ziekenhuis gemakkelijk bereiken met de fiets, eigen vervoer en het openbaar vervoer. Wij zijn gevestigd vlak naast de Noord/Zuid lijn en de bushalte bevindt zich op korte loopafstand.
