Managementassistent

Omschrijving

Als managementassistent ontzorg je in de eerste plaats de groepsleiders van de afdeling Moleculaire Oncologie & Immunologie. Complex en strategisch agendabeheer vormt de kern van je functie en beslaat het grootste deel van je werkzaamheden. Je beheert meerdere, dynamische agenda’s, bewaakt voortdurend prioriteiten en schakelt proactief bij wijzigingen. Het plannen en coördineren van (internationale) overleggen, sollicitatiegesprekken en interviews vraagt om scherp inzicht, vooruitdenken en intensieve afstemming met diverse interne en externe stakeholders. Jij zorgt ervoor dat tijd optimaal wordt benut en dat alles naadloos op elkaar aansluit.

Daarnaast zorg je ervoor dat de afdeling organisatorisch soepel draait: je denkt mee over hoe processen slimmer kunnen, regelt seminars en bezoeken, houdt ruimtes en voorraden op orde en verzorgt het verzenden en ontvangen van pakketten.

Ook op HR-vlak speel je een belangrijke rol: je meldt nieuwe collega’s aan, maakt hen wegwijs binnen en buiten het instituut (zeker internationale medewerkers) en houdt registraties bij, zoals verlof en verzuim. Daarnaast werk je samen met andere officemanagers aan afdelingsoverstijgende onderwerpen.

Kortom, het is een veelzijdige functie in een internationale onderzoeksomgeving, waarin multitasken en goed kunnen prioriteren essentieel zijn.

Wie ben jij?

• Je kunt in een professionele omgeving administratieve en organisatorische ondersteuning op hoog niveau bieden.
• Je bent in staat prioriteiten te stellen binnen een breed en dynamisch takenpakket.
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en zorgvuldig, en bent betrouwbaar.
• Je werkt graag samen met collega’s en communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus.

Functie eisen

• Een goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal is vereist, evenals de bereidheid om met diverse softwaretoepassingen te leren werken;
• Ervaring als managementassistent is een pré;
• Minimaal 2 jaar ervaring in complex agendabeheer;
• We zoeken iemand die initiatief neemt, zelfstandig is, snel nieuwe vaardigheden oppikt, van aanpakken weet en een positieve instelling heeft.

Arbeidsvoorwaarden

Het Antoni van Leeuwenhoek is een vooraanstaand wetenschappelijk instituut op het gebied van kanker en een ziekenhuis waar patiënten de beste zorg krijgen. Het onderzoeksinstituut kenmerkt zich door een dynamische, informele en internationale werkomgeving met ruimte voor eigen initiatief en een grote mate van zelfstandigheid.

Het salaris bedraagt – afhankelijk van ervaring – minimaal € 3.102,- en maximaal € 4.177,- bruto per maand (FWG 45, bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week).
De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Ziekenhuizen en omvatten onder andere:
• 8,33% vakantiegeld en een dertiende maand;
• een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer;
• gratis parkeergelegenheid.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.