Personal Assistant
Bij deze opdrachtgever staat positieve impact centraal! Als duurzaamheidsvoorloper werken zij samen aan een rechtvaardige en inclusieve wereld. Met een gedreven team en inspirerende missie streven zij al 14 jaar naar verandering en betekenisvolle resultaten. Doe je mee met deze beweging?
Omschrijving
Binnen deze geweldige werkomgeving wordt er waarde gehecht aan diversiteit, rechtvaardigheid en inclusiviteit. Vertrouwen in jezelf en het team is een van de kernwaarden. Als Personal Assistant binnen deze organisatie maak je een positieve impact met jouw werk voor de mens en om je heen. Je belangrijkste doel is om onze board bestaande uit Co CEO’s, CCO en COO zo breed mogelijk te ondersteunen en ontzorgen bij al hun dagelijkse werkzaamheden waarbij de grootse ondersteuning ligt bij CEO en CCO. Je houdt ervan om snel te schakelen tussen verschillende activiteiten en je houdt van de dynamiek van een hectische en veeleisende omgeving waar je te allen tijde het overzicht behoudt. Samen vormen jullie een sterk team. Je verantwoordelijkheden omvatten:
- screenen en beheren van de mailboxen van de Co-CEO's;
- Inkomende en uitgaande e-mail proactief afhandelen (zowel zakelijk als persoonlijke afspraken);
- Complex agendabeheer en het maken van afspraken (zowel zakelijke als persoonlijke afspraken);
- CEO's voorbereiden met de juiste informatie voor vergaderingen;
- Organiseren van zakenreizen, vluchten, hotels, diners, vervoer en alle andere reis gerelateerde zaken;
- Plannen, organiseren en notuleren van Board - en MT vergaderingen;
- Follow up bewaken van gemaakte afspraken tijdens board vergaderingen;
- Voorbereiden of optimaliseren van materialen zoals PowerPoint-presentaties voor de verkoop;
- Bijhouden en archiveren van belangrijke documenten, contracten en andere bedrijfsinformatie;
- Facilitaire en hospitality ondersteuning;
Wie ben jij?
- Je bent gemotiveerd, discreet en loyal;
- je bent servicegericht, sociaal en gastvrij;
- je bent een multi-tasker die gedijt in een internationale dynamische omgeving;
- je hebt sterke communicatieve vaardigheden en past je gemakkelijk aan op verschillende politieke niveaus;
- je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
- je weet precies hoe je prioriteiten moet stellen en wat belangrijk is voor de boardleden;
- je houdt van een ondersteunende rol en denkt altijd twee stappen vooruit;
- je houdt van een rol waarin je moet organiseren, plannen en processen faciliteren;
- je weet hoe je dingen voor elkaar moet krijgen;
- je bent koning/koningin in plannen en houdt altijd het overzicht;
- je hebt interesse in duurzaamheid.
Functie eisen
- bij voorkeur een bachelor diploma (Bs of gelijkwaardig) of een associate degree zoals Schoevers;
- aantoonbare werkervaring als Personal Assistant;
- goede kennis van het gehele Office 365 pakket;
- uitstekende kennis van Nederlands en Engels is een must;
- beheersing van Duits, Frans, Italiaans of Spaans is een pré;
- ervaring in het werken voor meerdere stakeholders heeft de voorkeur;
- uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden;
- uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- je bent woonachtig in Noord-Holland (of bereid te verhuizen);
- je kunt zorgen voor eigen vervoer naar ons kantoor in Alkmaar.
Arbeidsvoorwaarden
- een geweldige werkplek met gemotiveerde, professionele en enthousiaste collega's;
- een functie die zelfinitiatief en eigenaarschap mogelijk maakt;
- aandacht voor professionele en persoonlijke groei;
- mogelijkheden om door te groeien binnen een bedrijf dat groeit;
- een marktconform salaris;
- pensioen regeling;
- 25 vakantiedagen;
- dit is een bedrijf dat diversiteit, gelijkheid en inclusie hoog in het vaandel heeft staan;
- verzorgde kantoor lunches;
- kwartaal teamuitjes.
